文件管理入门（公司/项目/产品文档）

更新日期：2026-08-04（基线 v1.155.1）

一、功能简介

系统里有好几个"文件柜"，用起来像网盘：可以建多级文件夹、上传文件、下载、改名、删除，还能按名字搜。

区别只在于这个柜子归谁：

• 公共文档 —— 归公司，全公司的人都能看。放制度、模板、通用资料。
• 公司私密档案 —— 也归公司，但默认只有上传人和管理员看得见，别人连文件名都看不到，得一个个授权。放合同、证照这类敏感件。
• 项目文档 —— 归某个项目。进这个项目才看得到，里面还会自动带上这个项目「任务附件」「日报附件」的汇总目录。
• 产品文档 —— 归某个产品。从产品详情里点进去，放这个产品的设计稿、著作权材料等。

四个柜子长得一模一样、操作也一模一样（同一套界面），学会一个就等于学会全部。本篇讲通用操作；私密档案的授权规则另见《文件管理 - 私密档案与文件权限》。

二、什么时候用它

• 公司的规章制度、报销模板、投标模板要放一个大家都能拿到的地方 → 公共文档；
• 客户合同、营业执照、资质证书这类不该人人可见的 → 公司私密档案；
• 项目的需求文档、会议纪要、验收单，想跟项目绑在一起、换人接手也能找到 → 项目文档；
• 某个产品的原型图、UI 稿、著作权登记材料 → 产品文档；
• 想快速找一份文件："那个《XX模板》放哪了" → 在对应的柜子里用搜索框按文件名搜；
• 一份文件原来是私密的，现在可以公开了（或者反过来）→ 用转移归属一键搬过去。

三、开始之前（前置条件）

项	说明
先想清楚放哪个柜子	公司级的进「文件管理」菜单；项目的进项目里的「文档」；产品的从产品详情进。放错柜子不会自动同步，只能事后用「转移归属」或重新上传。
查看权限	没有权限的人看不到菜单/进不来页面。没有权限时按钮不显示，请联系项目管理员开通。
目录写权限	上传和新建目录要求你对当前所在这个目录有写的权限。没有的话这两个按钮是灰的、点不动。
进项目文档要先进项目	项目文档挂在具体项目下，得先打开项目、再点顶部的「文档」。直接从公司层进不去（管理员除外，见下）。
管理员才有"总览"	「文件管理」里的「项目/产品文档」这个 tab 只有管理员看得到，普通成员的页面上只有前两个 tab。
先选中一条	「下载」「编辑」「配置目录权限」「转移归属」都是对选中的那一条操作，一条都没选（或选了多条）时按钮是灰的、点不动；你对选中的那一条没有相应权限时按钮同样是灰的。只有「删除」可以一次选多条。

四、操作步骤

A. 找到你的文件柜（三个入口）

入口 1：公司级文档 —— 左侧菜单「文件管理」

打开后顶部有 2～3 个页签：

页签	谁能看到	说明
公共文档	所有有权限进这个菜单的人	默认停在这个页签
公司私密档案	同上（但里面的文件只显示你有权看的）	没授权给你的文件整行都不会出现
项目/产品文档	仅管理员	左边挑项目或产品，右边就显示它的文档库

入口 2：项目文档 —— 进项目 → 顶部「文档」

先打开一个项目，在项目顶部的菜单里点「文档」。

入口 3：产品文档 —— 产品详情 → 「产品文档」按钮

在产品列表里打开某个产品的详情弹窗，点下方的「产品文档」按钮，会跳到这个产品的文档库，面包屑起点就是产品名。

〔待补截图 2：产品详情弹窗的底部按钮区，重点框住「产品文档」按钮。〕

管理员的第四条路：在「文件管理 → 项目/产品文档」里，左边先用上方的「项目 / 产品」切换，再用搜索框找名字，点中左边任意一个，右边直接出它的文档库——不用一个个项目点进去。

〔待补截图 3：「项目/产品文档」页签的样子，左边是项目列表（选中一个高亮）、右边是它的文件列表。重点框住左侧的「项目/产品」切换按钮和搜索框。〕

B. 认识这个页面

从上到下四块：

1. 面包屑（左上）：公共文档 / 合同模板 / 2026。点其中任意一级都能跳回去，点最左边那个名字回到最外层。
2. 搜索框（右上）：输文件名，按回车才查。
3. 工具栏：类型下拉、查询、重置 ｜ 上传附件、新建目录、下载、编辑、删除、配置目录权限、转移归属。
4. 列表 + 分页：每页默认 10 条，可切 20 / 50 / 100。

列表上能看到：文件名称、预览、创建人、创建时间、类型、大小、父目录。

• 文件夹是加粗的橙色文件夹图标，点名字进入；
• 文件是灰色文件图标，点名字直接下载；
• 图片类文件（png / jpg / jpeg / gif / bmp / svg）在「预览」列会显示一张小缩略图，其他文件在这一列显示一个「下载」链接。

C. 新建目录

第 1 步　先进到你想建在哪一层 面包屑指到哪，就建在哪。想建在最外层就先点面包屑第一级回到根。

第 2 步　点「新建目录」 弹出一个输入框，标题「新建目录」，提示「请输入目录名称」。

第 3 步　输名字 → 确定 名字不能为空（只打空格也不行，会提示「目录名称不能为空」）。成功后提示"创建成功"，新目录出现在列表里。

⚠️ 如果「新建目录」按钮是灰的，说明你对当前这个目录没有写权限——换个目录，或者找管理员给你开权限。

D. 上传文件

第 1 步　先进到目标目录 同上，当前面包屑指着哪一层，就传到哪一层。传错了可以之后再挪（见 H）。

第 2 步　点「上传附件」 弹出「上传附件」窗口，中间是一块大的拖拽区，写着「将文件拖到此处，或点击选择」。

第 3 步　把文件拖进来，或点一下从电脑里选可以一次选多个文件。 选完文件会列在窗口里，这时候还没开始传。

第 4 步　点「开始上传」 按钮转圈表示正在传。每传完一个会提示一次"上传成功"；失败会提示"上传失败"。

第 5 步　点「关闭」 窗口关掉后列表会自动刷新，新传的文件就出现了。

〔待补截图 4：「上传附件」弹窗，已经选了 2～3 个文件排在拖拽区下面的状态。重点框住右下角的「开始上传」按钮。〕

💡 传完没看到文件？ 先确认一下面包屑——你可能传到了另一层目录里。另外记得是点了「开始上传」才真的传，光选文件不算。

E. 下载文件

三种方式，随便挑：

• 直接点文件名 —— 最快，会在新窗口开始下载；
• 点「预览」列里的「下载」链接；
• 勾选这一行 → 点工具栏「下载」。

⚠️ 「下载」按钮只对文件有效。勾了一个文件夹再点下载会提示「请直接选择文件进行下载」——系统不支持把整个文件夹打包下载，只能进去一个个下。

F. 搜索与筛选

1. 搜索框：输入文件名的一部分即可（模糊匹配，不用打全名），按回车查询。
2. 类型下拉：只有两个选项——「文件」和「目录」，用来只看文件或只看文件夹。
3. 点「查询」等同于回车；点「重置」清空搜索词和类型，回到完整列表。

⚠️ 搜索只搜"当前这一层"，不会钻进子文件夹。 你站在根目录搜，只能搜到根目录直接摆着的那些文件/文件夹；文件在三层子目录里，得先点进那一层再搜。

⚠️ 只按文件名搜，不搜文件内容。 系统不做全文检索，也不认扫描件里的字，所以文件起名要起清楚（比如「2026年度框架合同-XX公司.pdf」，别叫「扫描件1.pdf」）。

〔待补截图 5：工具栏局部放大，把「类型」下拉点开露出「文件 / 目录」两个选项，右上角搜索框里有关键词。重点框住展开的下拉和搜索框。〕

G. 改名（编辑）

第 1 步　勾选这一行（只能选一条，多选时按钮是灰的） 第 2 步　点工具栏「编辑」 弹出「修改名称」窗口，输入框里已经是原来的名字。 第 3 步　改完点「确定」 提示"修改成功"，列表刷新。名字不能改成空的。

「编辑」改的只是名字，不换文件内容。要换内容就重新上传一份，再把旧的删掉。

H. 转移归属（公共 ↔ 私密）

一份文件原来放错了柜子，或者密级变了，用这个搬。

第 1 步　勾选一条（文件或整个目录都行） 第 2 步　点「转移归属」 弹出窗口，写着「把「某某文件」转移到：」，如果你选的是文件夹，后面还会跟一句「（含目录内所有文件）」。

第 3 步　选目标，点「确定转移」 可选目标只有另一个公司库（你在公共文档里就只能选私密，反之亦然），选完下面会给一句提示：

• 转成公共：「转为公共后，全公司所有人都能查看下载。」
• 转成私密：「转为私密后，仅上传人和管理员可见。」

成功后提示"已转移"，文件从当前列表消失、出现在目标柜子里。

⚠️ 转移是连权限一起变的：转成公共 = 等于给所有人开了查看权；转成私密 = 之前给别人的授权会被清掉。转之前想清楚。

⚠️ 转移目录会把里面的东西整窝端走，不是只搬一个空壳。

⚠️ 这个功能只在「公共文档」和「公司私密档案」两个公司库之间搬。项目文档、产品文档之间的互搬，页面上没有这个入口。（待核实：项目/产品文档页上「转移归属」按钮的实际可选项）

I. 删除（谨慎）

第 1 步　勾选（这里可以一次勾多条） 第 2 步　点红色的「删除」 弹出确认框：「删除将会级联删除所有子目录，是否继续？」 第 3 步　点「删除」确认 提示"删除成功"，列表刷新，勾选自动清空。

⚠️ 删文件夹 = 连里面所有子目录和文件一起删，而且删了找不回来（没有回收站）。 删之前务必点进去确认里面还有没有别人要用的东西。

⚠️ 一次勾了多条时，只要其中有一条你没权限操作，「删除」按钮就会变灰、点不动，整批都删不了。把那一条取消勾选，按钮恢复可用后再删即可。

J. 给某个目录/文件单独授权

第 1 步　勾选一条 → 点「配置目录权限」 弹出「配置目录权限」窗口，列出已经授过权的人。

第 2 步　加人 上方下拉里选人（可多选、可打字搜），点「添加」，这些人就进到下面的表里，默认权限是「查看」。

⭐ 下拉第一项是「全部成员」（2026-09-08 起）：选它等于授权给企业内所有成员，今后新入职的人也自动生效。它只能给「查看」或「编辑」，不能给「管理」。

第 3 步　给每个人挑权限档位 在每行右边的下拉里选（三档见下表）。要取消某人的授权，点这行的「删除」把他从表里去掉。

第 4 步　点「确定」 提示"设置成功"。

〔待补截图 6：「配置目录权限」弹窗，表里有 2～3 个人、权限下拉点开露出三个档位。重点框住展开的三档权限选项。〕

⚠️ 只有对这个文件/目录有"管理"权限的人才配得了权限，否则勾选它之后「配置目录权限」按钮是灰的。详细规则见《文件管理 - 私密档案与文件权限》。

K. 项目文档里的「任务附件 / 日报附件」

打开项目文档的最外层，除了你自己建的目录，还会多出两个系统自动生成的目录：

• 任务附件 —— 这个项目所有任务上传的附件；
• 日报附件 —— 这个项目所有日报上传的附件。

它们的作用是让你不用逐个任务/日报去翻附件，在文档库里就能统一看到。

⚠️ 这两个目录是"自动汇总"出来的，前面的勾选框勾不上，所以不能对它们改名、删除、配权限、转移归属——这是刻意的，别在这里找这些按钮。

五、字段与选项说明

工具栏按钮

按钮	选中要求	说明
上传附件	不需要选	传到当前面包屑所在的目录；对当前目录无写权限时按钮置灰
新建目录	不需要选	同上
下载	正好 1 条	只能选文件；选目录会提示「请直接选择文件进行下载」；没有查看权限时按钮置灰
编辑	正好 1 条	只改名字；没有编辑权限时按钮置灰
删除	1 条或多条	级联删子目录，不可恢复；勾选里有任一条没权限时按钮置灰
配置目录权限	正好 1 条	需要对它有"管理"权限，没有时按钮置灰
转移归属	正好 1 条	只在公共文档 ↔ 公司私密档案之间；需要"管理"权限，没有时按钮置灰

列表字段

列	说明
文件名称	文件夹加粗、橙色文件夹图标，点了进入；文件点了下载
预览	图片显示缩略图；其他文件显示「下载」链接；文件夹显示 —
创建人	谁传/谁建的
创建时间	传/建的时间
类型	「文件」或「目录」
大小	自动换算成 B / KB / MB / GB；文件夹显示 --
父目录	它挂在哪个目录下（搜索结果里用来定位很方便）

筛选项

项	取值	说明
搜索框	文件名关键词	模糊匹配、按回车生效、只搜当前这一层
类型	文件 / 目录	留空 = 都看

文件权限三档（在「配置目录权限」里选）

档位	界面上写的	能干什么
管理	管理(创建、删除、下载、权限管理)	最大权限：能建、能删、能下、还能给别人配权限
编辑	编辑(创建、下载)	能在里面建东西、能下载，不能删、不能配权限
查看	查看(下载)	只能看和下载

「全部成员」这一行只能选编辑 / 查看两档 —— 管理含删除和再配置权限，不放给全员。

四个文件柜对照

文件柜	入口	谁能看	特有的东西
公共文档	菜单「文件管理」→ 公共文档	全公司	—
公司私密档案	菜单「文件管理」→ 公司私密档案	默认仅上传人 + 管理员，其他人需逐个授权	没授权给你的文件整行不显示
项目文档	项目内顶部「文档」	项目相关人员	自动带「任务附件 / 日报附件」两个汇总目录
产品文档	产品详情 →「产品文档」按钮	产品相关人员	—

六、常见问题与注意事项

• 上传/新建按钮是灰的、点不动？ 这是目录级权限，不是整个页面的权限——你能进来看，不代表能往这个目录里写。找这个目录的管理者（或系统管理员）给你加「编辑」或「管理」。
• 列表里少了几个文件，别人却说有？ 如果是在公司私密档案里，说明那些文件没授权给你——没授权的连文件名都不显示，不是页面出错。找上传人或管理员给你开。
• 搜不到明明存在的文件？ 八成是它在子文件夹里。搜索只搜当前这一层，先点进那一层再搜；或者回想一下它是不是在另一个柜子里（公共 / 私密 / 项目 / 产品）。
• 能按文件内容搜吗？ 不能。系统只按文件名搜，不做全文检索、也不识别扫描件里的文字。所以上传时把名字起清楚比什么都管用。
• 能把整个文件夹打包下载吗？ 不能，只能一个个文件下。
• 文件传到别的目录去了怎么办？ 页面上没有"移动到另一个目录"的按钮，只能重新上传到正确的目录、再把原来那份删掉。跨柜子搬（公共↔私密）才用「转移归属」。（待核实：网页端是否有目录间移动文件的入口）
• 同名文件会覆盖旧的吗？ （待核实）稳妥做法是名字里带上日期或版本号，比如「合同模板-v2.docx」。
• 有大小/格式限制吗？ （待核实）传很大的文件时耐心等进度，别中途关窗口。
• 删除有回收站吗？没有。 删文件夹是连里面所有内容一起删，删完找不回来。不确定就先改名成「废弃-XXX」放着，别急着删。
• 批量删除报「选择对象[…]没有操作权限」？ 你勾中的这一批里混了一条你动不了的，整批都不会执行。取消那一条的勾选再试。
• 按钮是灰的？ 看看选中了几条：「下载」「编辑」「配置目录权限」「转移归属」都要求正好选 1 条，选 0 条或选多条就是灰的。
• 完全看不到某个按钮/看不到某个页签？（不是灰、是压根没有）→ 权限没开。「项目/产品文档」这个页签只有管理员有。没有权限时按钮不显示，请联系项目管理员开通。
• 「任务附件 / 日报附件」勾不上？ 对，这两个是系统自动汇总的目录，故意做成不能勾选的，只能点进去看和下载。
• AI 助手也能管这些文件。 通过 AI 助手可以让它帮你上传、建目录、找文件、设权限，归属规则和网页端是同一套。

七、相关功能

• 私密档案与文件权限：谁能看、谁能改的完整规则，以及授权的注意事项，见《文件管理 - 私密档案与文件权限》。
• 任务管理：任务里传的附件会自动汇总到项目文档的「任务附件」目录。
• 日报管理：日报里传的附件会自动汇总到项目文档的「日报附件」目录。
• 产品管理：产品文档从产品详情进入，见《产品管理》相关章节。
• 权限中心：能不能进「文件管理」菜单、能不能看某个项目的文档，在这里按角色配置（由管理员操作）。

附：从产品直接进它的文档

每个产品都有自己的一块文档空间。除了从「文件」菜单进，更快的路子是：打开产品详情弹窗 → 底部「产品文档」按钮，直接落到这个产品的文件列表。

权限沿用文件库那一套，没有额外的开关。

⚠️ 这个页面必须带着产品进来 —— 直接拿链接去掉产品参数访问会被拦下报错。

附：让 AI 帮你整理档案

除了自己点页面，还可以直接让 AI 助手代劳：上传文件、建文件夹、把文件挪到另一个归属下、设置谁能看，以及帮你找文件。四种归属（公司公共 / 我的私密 / 项目 / 产品）AI 都能操作。

例如直接说：「把这份合同放到 XX 项目的文件里，只让项目经理看」。

⚠️ AI 找文件是按「文件名 + 所在目录」找的，不会读文件内容：

• 不做全文检索 —— 文件里写了什么，搜不到；
• 不做图片/扫描件文字识别（OCR）；
• 不会提醒证照快到期。

所以文件名起得清楚很重要（比如「2026-营业执照-XX公司.pdf」比「扫描件1.pdf」好找得多）。营业执照、资质证书这类证照，建议统一放到我的私密归属下。