付款、采购与预算费用

更新日期：2026-09-10（基线 v1.255.2）

一、功能简介

一个项目的钱有"进"也有"出"。"进"的那一半（回款）另见《财务 - 回款计划与实际》，这篇讲钱出去的那一半，一共四块：

• 付款——这个项目要往外付多少钱、什么时候付（计划），以及实际付了多少、什么时候付的（实际）。
• 采购——要买东西/买服务，先发起采购申请，走审批；审批通过后生成采购订单，还能顺手把这笔采购变成一条执行任务派给人去落地。
• 预算与费用——项目的钱怎么分是预算（可以分层、分子项），实际花掉的每一笔是费用。每一笔费用都必须挂在一条预算上，挂上之后系统会算出这条预算的执行率，让你看见"这块钱花掉多少了"。
• 财务报表——把上面这些数据跨项目汇总成一张表或一张图：合同金额、总预算、实施/采购/报销预算、员工成本、计划/实际回款、计划/实际付款、毛利……可以出表、出图、导出。

💡 一句话记住四者的关系：预算是"打算怎么花"，费用是"实际花了"，采购是"怎么把钱花出去的流程"，付款是"钱真的划出去了"，财务报表是"把所有项目的这些数字摆一起看"。

二、什么时候用它

• 合同签完、项目启动时：把要付给供应商/外包的付款计划排进去，把项目预算按科目分好；
• 每次要采购东西：在项目里发起采购申请、等审批、通过后生成采购订单并指派执行人；
• 钱实际花出去了：把它登记成一条费用并关联到对应预算，顺手看这条预算的执行率还剩多少；
• 财务同事给了一张 Excel 明细：用导入数据一次性把费用批量传进来，不用一条条敲；
• 月底/季度末汇报：去财务报表按项目、部门、阶段等口径把预算、回款、付款、员工成本、毛利拉出来，出图或导出给领导。

三、开始之前（前置条件）

项	说明
进入某个项目	付款、采购、预算/费用都是挂在具体项目下的。要先进入项目，再点顶部菜单「财务」，下拉里选「回款 / 付款 / 采购 / 预算」。
财务报表在另一个地方	财务报表不在项目内，在左侧「数据分析」→「财务报表」，它是跨项目看数的。
操作权限	预算/费用的「新增 / 添加子类型 / 编辑」和「删除」是两种不同的权限，并且预算和费用各算一套。没有权限时按钮不显示，请联系项目管理员开通。（找不到按钮时先想想是不是权限问题，而不是功能没有）
先有预算，才能记费用	这是最容易卡住的一条：费用必须关联一条已有的预算。项目里一条预算都没有时，在「费用」页点「＋ 新增」会直接被拦下，提示「请先添加预算数据」，弹窗都不会打开。
预算类型是管理员配的	新增预算时要选的「预算类型」，选项由管理员在系统参数里维护。不够用找管理员加。
采购要有审批模板	发起采购申请时要选「审批选择」（审批模板）。模板由管理员配置，没有模板时这个下拉是空的。
财务报表要先建报表	财务报表页本身不带现成报表。要先由管理员到「系统管理 → 自定义报表」新建一张报表、报表类型选「项目财务」，这个页面上才会出现可点的报表名称。
财务报表的数据权限是逐张报表配的	就算报表建好了，你也得在对应的项目权限组里被授予这张报表的权限才查得到数据，否则查询会返回空。

四、操作步骤

A. 记一笔付款（计划 / 实际）

第 1 步　进入项目的付款页 打开项目 → 顶部菜单「财务」→「付款」。页面左上角有两个切换项：「计划付款」和「实际付款」，默认停在计划付款。

第 2 步　选好是"计划"还是"实际" 点左上角的标签切换。这两个是各自独立的两份清单：计划付款记"打算什么时候付多少"，实际付款记"真的付了多少"。切换时会清空当前的选中行。

第 3 步　点右上角「＋ 付款」 弹出「创建计划付款」（或「创建实际付款」）窗口，只有三栏：

• 付款日期：必填，点日历选。
• 付款金额(元)：必填，直接输数字（没有加减小按钮，每次上下键调整是 10000）。
• 备注：选填，最多 200 字。

第 4 步　点「确定」 提示"保存成功"，窗口关闭，新记录出现在列表里。

第 5 步　改一条 / 删一条 先在列表里点一下那一行（或点行首的圆点）选中它，工具栏右边会出现「已选 1 项」，这时「编辑」「删除」两个按钮才可点：

• 编辑：打开同样的窗口，改完点「确定」；
• 删除：弹确认框「确定要删除该条记录吗？」，点「删除」后提示"删除成功"。

⚠️ 没选中行时「编辑」「删除」是灰的，这不是坏了，是还没选。

〔待补截图 2：付款页工具栏局部放大（已选中一行的状态），把「＋ 付款」「编辑」「删除」和右侧的「已选 1 项」一起框进来。〕

💡 付款页比回款页少一条汇总条：回款页顶上会显示"合同回款额 / 累计回款 / 累计占比"，付款页没有这三个数字，列表里也没有"占比"列——这是系统当前的设计，不是页面加载失败。要看付款的汇总口径，去「数据分析 → 财务报表」里选带"计划付款 / 实际付款"指标的报表。

B. 发起采购申请

第 1 步　进入采购页 项目顶部菜单「财务」→「采购」。页面有两个页签：「采购申请」和「采购订单」，默认停在采购申请。

〔待补截图 3：项目「财务 → 采购」页全景，停在「采购申请」页签、列表里有几条不同审批状态的记录。重点框住右上角「＋ 发起采购申请」「生成采购订单」两个按钮，以及列表里彩色的「审批状态」标签。〕

第 2 步　点右上角「＋ 发起采购申请」 弹出「发起采购申请」窗口，填这几栏：

• 关联预算：树形下拉，选这笔采购花的是哪条预算的钱。选项来自本项目已有的预算数据，可以输入关键字搜索。
• 采购内容：要买什么。
• 供应商名称：卖家是谁。
• 采购金额：这笔多少钱。
• 备注：补充说明。
• 申请人：从人员下拉里选。
• 审批选择：选一个审批模板，系统会默认帮你选中第一个，按需要改。

第 3 步　点「确定」 提示"添加成功"，这条申请出现在「采购申请」列表里，审批状态是「审批中」（橙色标签），采购订单状态是「未生成」。

💡 提交之后就进审批流程了，审批本身不在这个页面上做，由审批人在自己的待办里处理。这里只负责发起和查看结果。

C. 生成采购订单

第 1 步　在「采购申请」页签选中一条已通过的申请 点一下那一行选中它。要能生成订单，这条申请必须同时满足：审批状态 = 通过（蓝色标签）、采购订单状态 = 未生成。

第 2 步　点右上角「生成采购订单」 如果条件不满足，系统会直接拦住并告诉你原因：

提示	意思
请选择要生成采购的订单！	你还没选中任何一行
当前采购申请未通过，请重试！	这条申请还在审批中或已被驳回
当前采购申请已生成，请到采购订单查看！	这条已经生成过订单了，别重复生成

第 3 步　在弹窗里选「执行人」 弹出的「生成采购订单」窗口里，关联预算、采购内容、供应商名称、采购金额、备注、申请人全是灰的、改不了（这些沿用申请里的内容），你只需要选一个「执行人」——也就是这笔采购具体归谁去买。没选就点确定会提示"请选择执行人"。

第 4 步　点「确定」 提示"生成成功"，选中状态清空，两个页签的列表都会刷新。

〔待补截图 4：「生成采购订单」弹窗整体，上面几栏是灰的只读状态、下面「执行人」下拉是展开的。重点框住唯一可填的「执行人」。〕

D. 把采购订单变成一条任务

切到「采购订单」页签，每一行最右边有一个操作按钮：

• 还没关联任务 → 显示「生成任务」；
• 已经关联了任务 → 显示「查看任务」。

点「生成任务」时，系统会把这笔采购的内容（采购内容、供应商、金额、备注）先暂存下来，然后打开新建任务的窗口，把这些内容自动填进任务描述里。如果当前页面下没法直接弹出新建任务窗口，会提示：「请前往任务页新建任务（采购内容已暂存，新建任务弹窗会自动带入）」——照做就行，去项目的任务页点新建任务，内容还在。

〔待补截图 5：「采购订单」页签的列表，最右边一列同时能看到「生成任务」和「查看任务」两种按钮。重点框住操作列。〕

E. 建项目预算

第 1 步　进入预算/费用页 项目顶部菜单「财务」→「预算」。页面左上角有三个切换项：「总览」「预算」「费用」，默认停在「总览」 —— 要建预算先切到「预算」。

⚠️ 早期版本这里只有「预算 / 费用」两个、默认落在「预算」。现在多了「总览」并成为默认页，见下面的 E0。

E0. 先看「总览」：这个项目的钱花到哪了

「总览」是一张只读的项目级总账，回答的是「预算花了多少、还剩多少」——在这之前系统里只有逐条的预算执行率（某笔费用 ÷ 它关联的那条预算），没有项目层面的合计。

顶部一行总计：预算总额 / 已发生 / 剩余 / 执行率，外加一个合同金额做参照。剩余为负会标红。

下面按三类各一行，每行都有进度条 + 预算 / 已发生 / 剩余 / 执行率：

类别	「已发生」怎么算	可跳转
人工预算	日报工时 × 职级薪资 × 任务类型成本系数（与报表「实际成本」同口径）	—
采购预算	⭐ 只算审批已通过的采购申请；审批中的单独列出，不计入已发生	「看采购单 ›」
费用预算	报销记录合计	「看费用明细 ›」

点类别名可以展开下钻，看这一类的钱具体花在哪几条预算明细上。

⚠️ 两个容易被当成"算错了"的提示，其实都是真实情况：

1. 「这个项目还没填预算总额，所以只能看到已发生金额、算不出执行率」 —— 去「预算」tab 把预算建起来即可。

   ⚠️ 这条提示里的「项目概况」链接已经过时：2026-09-02 起预算统一在「财务 → 预算」维护， 项目概况页的三类预算已改为只读展示。点过去是改不了的，请直接切到本页的「预算」tab。 （产品里这句提示尚未跟着改，已知问题。）

2. 「项目上填的费用预算是 X 元，而财务里录的预算明细合计是 Y 元，两个数不一致」 —— 这是两套账：项目概况上的那个数字是一个整数字段，财务这边是逐条录的明细，系统目前不联动。总览的「预算」列用的是项目概况上那个数。看到这条黄色提示不是 bug，是在提醒你两边对不上，需要人工对齐。

展开下钻后如果看到「另有 N 元已发生没有关联到具体预算明细」，说明这笔钱花了但没挂到任何一条预算上 —— 否则会出现「总览说花了 1000、展开三条全是 0」这种看着像算错的场面。

〔待补截图 6：项目「财务 → 预算」页全景，预算树里至少有一个父节点带 2–3 个子节点（默认全展开）。重点框住左上角「预算 / 费用」切换和右上角的「＋ 新增」。〕

第 2 步　点右上角「＋ 新增」 弹出「新增预算」窗口：

• 归属预算：必选，选这条明细算进项目的哪一类——人工预算 / 采购预算 / 费用预算（默认「费用预算」）。项目概况页和报表里的那三项预算金额，就是按这一栏分组、把明细行加起来得到的。
• 预算类型：只有「归属预算」选了「费用预算」时才出现，必选。选项取自「系统管理 → 数据字典 → 报销类型(BXLX)」，由管理员维护。（给人工 / 采购预算选"餐费"没有意义，所以这两类不显示这一栏。）
• 预算金额：这条预算多少钱。一旦这行下面挂了子行，金额就自动变成子行之和、不能再直接改。
• 预算释放日期：这笔钱什么时候到位。
• 预算名称：必填，最多 100 字（会显示已用字数）。
• 预算备注：选填，最多 200 字。

第 3 步　点「保存」 提示"保存成功"，新的预算出现在树里。

第 4 步　（可选）往下拆子项 预算是树形的。在某一行点「添加子类型」，就能在这条预算下面再挂一层子预算，用来把一笔大预算拆细（例如"研发预算"下面拆"人力""云资源""第三方接口"）。表格默认全部展开。

第 5 步　改 / 删 每行右侧有「添加子类型」「编辑」「删除」：

• 编辑：能改金额、日期、名称、备注；"预算类型"在编辑时是灰的、改不了（要换类型只能删了重建）。
• 删除：确认框「确定删除吗？」，确定后提示"删除成功"。

F. 记一笔费用（必须关联预算）

第 1 步　切到「费用」 在预算页左上角点「费用」。右上角这时会多出两个按钮：「模板下载」和「导入数据」。

第 2 步　点「＋ 新增」

⚠️ 如果项目里一条预算都没有，这一步会直接被拦住，提示「请先添加预算数据」，窗口不会打开。先回「预算」页建至少一条预算。

第 3 步　填费用

• 关联预算：必选，下拉里选这笔钱花的是哪条预算。编辑时这一栏是灰的、改不了。
• 费用金额、费用发生日期、费用名称（必填，最多 100 字）、费用备注（最多 200 字）。

第 4 步　点「保存」 提示"保存成功"。回到列表，这条费用会显示它关联的预算名，同时这一行的「预算执行率」列算出结果（费用金额 ÷ 关联预算金额）。

〔待补截图 7：「费用」页的新增窗口，「关联预算」下拉是展开的、能看到几条预算选项。重点框住「关联预算」这一栏。〕

第 5 步　（批量）用 Excel 导入费用

1. 先点右上角「模板下载」，会下载一份 Excel 模板；
2. 按模板把费用一行行填好；
3. 点「导入数据」，把文件拖进虚线框（或点击选择），只支持 .xlsx 格式，一次一个文件；
4. 点「开始导入」。成功提示"导入成功"、窗口关闭、列表刷新；失败提示"导入失败"。

〔待补截图 8：「费用导入」弹窗，能看到拖拽上传区和下面「仅支持 .xlsx；可先「模板下载」按模板填写」的提示。〕

G. 看财务报表

第 1 步　进入报表页 左侧「数据分析」→「财务报表」。

第 2 步　在上方选一张报表 筛选条件下面有一排报表名称，点哪张就查哪张。报表多时右边有「更多」按钮，点了继续加载。

如果这里一张都没有，会提示「暂无财务报表，请先到「系统管理 → 自定义报表」新建（报表类型选"项目财务"）」——说明还没人建过财务类报表，找管理员建。

第 3 步　设筛选条件，点「查询」 默认能看到：项目名称（名称或编号）、项目阶段、项目权限组、项目类型、项目状态（默认已选「进行中」）。点右边的「展开」还能多出：合同日期区间、项目部门。

第 4 步　看表格 / 看图表 表格上方有「表格」「图表」两个切换：

• 表格：点任意列的列头可以排序；
• 图表：可选「柱状图」「折线图」「饼图」。饼图在有多个指标时还能选看哪个指标。旁边有一行小字提示「图表基于当前页数据」——意思是图只画你当前这一页的行，翻页图会跟着变；想一次看全，把每页条数调大。

〔待补截图 9：财务报表页全景（表格模式，有数据）。重点框住上方那一排报表名称页签和「表格 / 图表」切换。〕

〔待补截图 10：切到「图表」模式的柱状图，工具栏上「柱状图 / 折线图 / 饼图」可见。重点框住"图表基于当前页数据"这行提示。〕

第 5 步　导出 点右上角「后台导出」，按当前筛选条件导出一份文件。

五、字段与选项说明

付款（计划 / 实际）

字段	是否必填	说明
付款日期	必填	日历选，精确到日
付款金额(元)	必填	数字，不能为负
备注	选填	最多 200 字

列表列：付款日期、付款金额(元)、备注。付款没有"占比"列，也没有顶部汇总条（与回款不同）。

采购申请

字段	说明
关联预算	树形下拉，来自本项目的预算数据，可搜索、可清空
采购内容	买什么
供应商名称	卖家
采购金额	这笔多少钱
备注	补充说明
申请人	从人员下拉里选
审批选择	审批模板，默认自动选中第一个

生成订单时只能填「执行人」，其余字段只读。

采购申请列表的列：申请编号、关联预算、采购内容、供应商名称、采购金额、备注、审批状态、采购订单状态、采购申请人、采购执行人。 采购订单列表的列：关联预算、采购内容、供应商名称、采购金额、备注、采购执行人、操作。

审批状态（3 种）

状态	颜色	含义
审批中	橙色	已提交，还在流程里
通过	蓝色	审批通过，可以生成采购订单
未通过	红色	被驳回，不能生成订单

采购订单状态（3 种）：未生成 / 进行中 / 已完成。只有「未生成」的通过件才能点「生成采购订单」。

预算 / 费用

字段	预算页叫法	费用页叫法	说明
归属类别	归属预算（必选）：人工 / 采购 / 费用预算	—（费用挂在预算上，自己没有类别）	决定这条预算汇总回项目的哪一项
类型 / 关联对象	预算类型（仅"归属预算 = 费用预算"时出现，必选）	关联预算（必选）	两者都是编辑时不可改，选错只能删了重建
金额	预算金额	费用金额	数字
日期	预算释放日期	费用发生日期	日历选
名称	预算名称（必填）	费用名称（必填）	最多 100 字，超了存不进去
备注	预算备注	费用备注	最多 200 字

列表列（两个页签的列不一样）：

	列
预算页	预算名称、预算释放日期、预算金额、预算执行率、备注、归属预算、类型、操作
费用页	费用名称、费用发生日期、费用金额、预算执行率、关联预算、备注、类型、操作

• 预算执行率：系统自动算的百分比，不用你填、也改不了。⚠️ 两个页签都有这一列，但口径不一样，别把两个数字放在一起比：

  在哪	这个百分比是什么	怎么算
  预算页	这条预算已经花掉了多少	本行（含它下面所有子行）已发生的费用 ÷ 本行预算金额 × 100%
  费用页	这笔费用占了所关联预算的多少	费用金额 ÷ 关联预算金额 × 100%

  预算页这一列的三个细节：

  • 分子只算「关联预算」明确挂到本行或其后代上的费用行；没挂账的费用不会算进来，所以它可能比你心里的实际支出小。
  • 鼠标悬停在数字上可以看分子分母（"已发生 X ／ 预算 Y"），方便核对。
  • 超过 100% 会标红，表示已经超预算；预算金额为 0 时不给百分比（除不了）。

  费用页没选「关联预算」时会退而按名称去匹配同名的实施预算，都匹配不上就留空。

  💡 想看项目层面的整体执行率（三类预算各花了多少），去「总览」tab。

• 归属预算：只出现在「预算」页，显示这条明细算进人工 / 采购 / 费用哪一类。最上面的项目汇总行没有类别，留空。

• 操作列：添加子类型 / 编辑 / 删除，按权限显隐。

💡 每个列头右边都有一个 ⓘ，鼠标悬停就能看到这一列是什么、怎么算出来的（金额父子如何汇总、日期在报表里按什么口径归期等），不用再猜。

财务报表可用的口径

可以按这些维度分组（行字段）：项目名称、项目编号、项目类型、项目部门、项目状态、合同类型、项目阶段、项目权限组、合同年、合同季度、合同月。

可以看这些指标（数值列）：

指标	说明
合同金额	项目合同额
总预算 / 实施预算 / 采购预算 / 报销预算	各口径的预算金额
员工成本	投在这个项目上的人力成本
计划回款 / 实际回款 / 回款率(%)	收进来的钱
计划付款 / 实际付款	付出去的钱
累计工时 / 累计挣值工时	投入的工时
毛利	收支相减的口径
成本占实施预算(%)	成本消耗进度

具体某张报表显示哪几列，取决于管理员建这张报表时勾了哪些字段，不是每张都全有。

六、常见问题与注意事项

• 点「＋ 新增」费用，弹出"请先添加预算数据"？ 这是设计如此：费用必须挂在一条预算下面。先去「预算」页建至少一条预算，再回来记费用。
• 想改费用的"关联预算"，发现改不了？ 对，关联预算（以及预算的"预算类型"）只在新建时能选，编辑时是灰的。选错了只能删掉重建。
• 预算执行率一直是空的/不动？ 执行率是系统按"这条预算下已记了多少费用"自动算的。没有费用关联到它，自然没有执行率；刚记完费用要刷新一下页面再看。另外，预算页只统计「关联预算」明确挂到这一行（或它的子行）上的费用——费用记了但没挂到这条预算上，这里就不会动。
• 付款页为什么没有"累计付款""占比"？ 系统当前对付款不提供汇总数字（回款才有）。要看付款汇总请用「数据分析 → 财务报表」。
• 计划付款和实际付款是两份清单，在计划页填的不会自动同步到实际页，实际付了要再到"实际付款"页记一条。
• 付款的「编辑」「删除」是灰的？ 说明还没选中行。点一下那一行，右边出现「已选 1 项」就亮了。切换计划/实际标签会清空选中，要重新点。
• 删除没有回收站，付款记录、预算、费用删了就是删了，删预算前先想清楚下面还挂着子项和费用没有。
• 「生成采购订单」点不动/提示未通过？ 只有审批通过 + 订单未生成的申请才能生成订单。审批中的、被驳回的、已经生成过的都不行，提示会直接告诉你是哪种情况。
• 点「生成任务」没弹出新建任务窗口？ 会提示「请前往任务页新建任务（采购内容已暂存，新建任务弹窗会自动带入）」。这不是失败——采购内容已经暂存了，去项目「任务」页点新建任务，内容会自动带进去。
• 费用导入失败？ 先确认三件事：① 文件是 .xlsx（不支持 .xls、.csv）；② 用的是页面上「模板下载」拿到的模板，列的顺序和表头没被改动；③ 名称别超 100 字、备注别超 200 字。
• 导入只在「费用」页有，预算页没有导入按钮，预算要一条条建。
• 财务报表一张都没有？ 财务报表页只是"看"，报表本身要管理员先到「系统管理 → 自定义报表」新建、报表类型选「项目财务」。
• 报表选了但查出来是空的、提示"查询未返回数据，请检查权限配置"？ 财务报表的数据权限是一张报表一配的：得在对应的项目权限组里被授予这张报表的权限才看得到数据。找管理员在权限中心里加。
• 图表和表格数字对不上？ 注意那行小字——图表只画当前页的数据。翻页或把每页条数调大（最大 200），图会跟着变。
• 报表列头点了能排序，排序是按全部数据排的，不是只排当前页。
• 完全看不到某个按钮（不是灰、是压根没有）→ 权限没开。预算/费用的"新增/编辑"和"删除"是两套独立权限，而且预算和费用还各算一套，请联系项目管理员开通。
• 别的项目的付款/采购/预算在这里看不到——这几个页面只显示当前项目的数据。要跨项目看，去「数据分析 → 财务报表」。

七、相关功能

• 回款计划与实际：钱"进来"的那一半，页面形态和付款几乎一样，但多了合同额、累计回款、累计占比的汇总，见《财务 - 回款计划与实际》。
• 任务管理：采购订单可以一键生成执行任务，采购内容会自动带进任务描述，见《任务管理》。
• 自定义报表（系统管理）：财务报表的报表本身在这里建，报表类型要选「项目财务」。
• 权限中心：预算/费用的增删权限、以及每张财务报表的查看权限都在这里按角色配置（由管理员操作）。
• 项目概况 / 项目报表：项目层面的预算消耗、成本等指标也会体现在项目概况与统计分析里。